当供应商能够准确理解您想要购买的内容时，采购请求就更容易采取行动。
“请报价此产品”通常是不够的。
供应商可能需要猜测材料、尺寸、数量、包装、定制、样品要求和交付假设。然后，不同的供应商可以对同一想法的不同版本进行报价，从而使价格难以比较。
实用的采购简报在报价阶段之前减少了这些假设。
本指南解释了国际买家在要求中国供应商采购或报价产品时应包括的内容。
1.从清晰的产品标识开始
向供应商提供足够的信息，以确定您真正想要的商品。
有用的参考资料可能包括：
品名
•型号或SKU （如有）
•参考照片
说明书附图
•现有样本照片
•产品链接仅用作视觉参考
预期应用
•目标市场或客户类型（如适用）
不要假设照片回答了每个规格问题。
使用不同的材料、厚度、内部组件或生产工艺时，两种产品看起来几乎完全相同。
如果您还不知道确切的规格，请说明哪些分数是固定的，哪些分数仍然开放供供应商提出建议。
2.写下影响报价的规格
供应商应知道哪些产品特性是必需的。
根据项目的不同，您的采购摘要可能包括：
尺寸
材质
颜色
完成日期
厚度
容量
体重范围
功能
•电源或电压要求
•组件和配件
•徽标或品牌要求
打印方式
•您的技术团队已同意的公差
•您的市场或客户要求的所需文件或测试
仅包含您实际需要的要求。
填写不必要规格的长文档可能会造成混淆，就像信息太少的简报一样。
当一个点不确定时，将其标记为开放确认，而不是创造一个值。
3.明确说明数量
报价条件可能会随着数量而发生重大变化。
您的申请应区分：
取样件数
•首次试用订单数量
•预计批量订单数量
•估计的重复量，如果它是真正已知的
不要将不确定的未来预测作为保证购买承诺。
如果您正在测试市场，请这么说。
对于具有多种颜色、尺寸或型号的产品，请按变化显示数量，而不是只给出一个总数。
示例：
A型—黑色— 500
A型—白色— 300
B型—黑色— 200
这使供应商在报价前能够了解生产组合。
4.与标准产品分开说明定制
如果您需要OEM、自有品牌或定制版本，请将更改与供应商的标准项目分开。
列出每个请求的更改，例如：
Logo位置
Logo 尺寸
•包装艺术品
•颜色变化
Bom 组件变更
•模具或工装要求
标签内容
•手动语言
•配件套装
•纸箱标记
要求供应商确定哪些更改会影响最小数量、工装或安装成本、样品工艺、生产时间和包装要求。
不要假设每个定制都包含在标准单价中。
5.在比较报价之前描述包装
包装可能会影响产品成本、运输量和损坏风险。
如果包装对项目很重要，请包括以下要求：
•单独的袋子或盒子
内箱：
外箱：
•保护泡沫或嵌件
零售包装
条形码标签
•纸箱标记
•托盘要求
•最大纸箱重量，如果您的接收操作有一个
如果包装设计不是最终的，请说明供应商是否应该首先报价标准工厂包装或单独估计自定义包装选项。
这样可以更轻松地了解每个报价中包含的内容。
6.告诉供应商货物要去哪里
即使在最终货运预订之前，目的地信息也可能改变商业讨论。
至少提供：
目的地国
•目的地城市或港口（如已知）
•您是否只需要出厂产品报价或运输选项
•您已经知道的任何特殊接收要求
如果您使用Incoterms ®规则请求报价，请将规则与约定的指定地点或端口一起编写，而不是仅使用三个字母的缩写。ICC发布了最新的《国际贸易术语解释通则® 2020》买卖双方责任规则和指南。
如果交货期限尚未商定，请将其标记为开放，而不是迫使供应商做出不同的假设。
7.定义样品要求
采购简报应说明批量生产前是否需要样品。
详细说明：
•您需要多少样品
•标准样品是否可接受
•样品上是否需要徽标或包装定制
•样品必须展示哪些规格
•样品应送往何处
•样品是否将成为以后审批的参考
保留您批准的确切示例版本的记录。
如果买方和供应商指的是不同的样品修订版，则以后的生产讨论将变得困难。
8.将强制性要求与偏好分开
改进采购简报的最简单方法之一是标记每个需求。
强制性—没有此要求，产品不能被接受。
首选—可取，但可以考虑替代方案。
未结—买方希望供应商提出选项或提供信息。
这有助于采购团队将供应商列入候选名单，而不会因为错误的原因而拒绝有用的替代方案。
9.要求供应商报价相同的字段
当每个供应商都回答相同的问题时，报价更容易比较。
询问与您的项目相关的字段，例如：
•确切的产品报价
•规格或型号参考
单价/报价
货币
•报价数量
最小订单数量
•样品供应
•样品成本（如有）
•包装包含在价格中
•定制成本（如适用）
•工具或安装成本（如适用）
•生产提前期预估
报价有效期
•提供付款条件
•交货期限和指定地点
•排除或假设
如果其他假设不同，则单价列中的低数字不是完整的报价。
10.列出尚未解决的问题
有用的采购简报并不能假装一切都已经知道了。
创建开放式问题部分。
例如：
•这种材料是否具备所需的厚度？
•供应商能否达到目标颜色？
•是否需要新模具？
•目前的标准包装是什么？
•供应商是否可以提供带有要求品牌的样品？
•哪个生产步骤限制了最小数量？
这为供应商提供了一个明确的响应位置，而不是将不确定性隐藏在报价中。
一个简单的中国采购简介模板
产品:
名称/型号
使用或应用：
简要说明
参考文件
[照片/图纸/样品/链接]
强制性规格：
列表
首选规格：
列表
开放规格：
列表
试用数量：
[Quantity]
预计散装数量：
【数量或“未确认”】
变种：
[颜色/尺寸/型号明细]
个性化设置：
[徽标/包装/组件/艺术品]
包装:
[所需或标准工厂包装]
样品要求：
【数量/定制/目的地】
目标:
[国家/城市/港口]
请求的报价字段：
[价格/起订量/样品/生产/交付假设/排除]
开放问题
列表
更好的简报可以更好地进行比较
采购简报的目的不是让请求看起来很复杂。
这是为了使不同的供应商回复更容易理解和比较。
义乌联的产品采购服务围绕产品规格、供应商入围、报价比较和样品协调建立。买家可以首先分享他们已经掌握的信息，并清楚地标记仍未知的信息。
产品采购：
https://yiwulian.org/services/sourcing?lang=en
启动采购项目：
https://yiwulian.org/request?service=sourcing&lang=en
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与义乌联分享您的规格、数量、目的地和样品要求，以便明确下一步采购步骤。
审查的来源：
•义乌联—产品采购： https://yiwulian.org/services/sourcing?lang=en
•义乌连—启动项目： https://yiwulian.org/request?lang=en
•国际商会—国际贸易术语解释通则® 2020 ： https://iccwbo.org/business-solutions/incoterms-rules/incoterms-2020/